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會員動態|法律服務行業電子簽全場景方案,為律所提供安全、合規電子簽約服務!

安證通是中國金屬材料流通協會互聯網與數字化專委會會員單位

隨著國內整體經濟快速發展,人們法律意識持續加強,保障自己權利的需求持續走高,帶動我國整體律師服務事件持續增加。數據顯示,2022年全國律師辦理各類法律事務約1274.4萬件。其中,辦理訴訟案件約824.4萬件,辦理非訴訟法律事務約141.6萬件,訴訟案件中細分結構而言,刑事訴訟辯護及代理占訴訟案件的12%左右,民事訴訟代理和行政訴訟代理分別約697.5萬件和25.4萬多件,占訴訟案件的3.1%,代理申訴約2.3萬件。而律所行業的的不斷發展和進步,社會對于律師的需求也就越來越廣泛。

在律所日常的業務工作中,會涉及到各種對外業務的場景,如律師/律所函;收案審批單;起訴、答辯狀;律師見證筆錄/說明;授權委托書、委托合同;事務所調查證明;法律文件審查意見書;其他訴訟文件等。內部簽署業務會涉及案卷調閱單;案件招投標文件;投標入庫文件;內部公文、聲明蓋章等。各類不同的場景都會涉及到文件的收發和整理。尤其在全國疫情期間,更是暴露了傳統簽約業務流程的各種弊端,電子簽章成為了律所數字化建設的重要基礎設施之一。

根據以往規模占比會發現,大部分律所屬于小微型企業,而在傳統律所思維沒有使用電子簽章的模式,律所的數字化建設依然受到多種客觀因素的制約。為什么很多律所無法接受電子簽章的模式?

中國沿襲千年的簽名、用章習慣

老百姓在“白紙黑字”的合同上簽字畫押,這是中國契約撰寫的習慣。且對于電子簽章的安全性信任度不高,較多老百姓的意識和觀念還沒有轉變過來。

技術和服務不到位

電子簽章發展初期,在技術上的端口部署時間長,云安全技術難以滿足用戶對隱私保障、數據安全的需求;在服務上的行業場景化案例不足,產品功能單一,與客戶實際需求的融合度不夠成熟,導致電子簽章在各行業整體的滲透率不足。

律所規模和經費制約

對于部分中小企業使用電子簽章軟件服務,存在缺乏IT部門的支持,購入成本過高等問題


而除此之外,在傳統的簽約過程中,律所還長期存在著其他的問題點:


01
外出蓋章難、流程復雜

律師在外出辦案經常會需要到用印簽章,就需要來回進行往返路程,整個過程非常麻煩,且異地辦公時需要涉及到實體蓋章的話,還需要將案件資料進行來回郵件,中間流程費時費力,而往往律師對于時效性要求較高,故在線下簽署容易因為外部環境而影響到整個案件。

02
假冒代簽安全風險高

紙質法律文件在傳輸、郵寄過程中易泄漏、丟失;線下開具文書,虛開律師函、偽造律師印章難以規避;文件的簽發、簽收難以確認真實身份。

03
日常業務文件繁多、簽署量大
律所日常業務涉及“民事、勞動糾紛、知識產權、金融、房地產、刑事、投資、行政訴訟以及企業法律顧問等”多種法律服務類型的文件和材料,大多都有既定格式,簽字蓋章需求量大,時效、規范性難以保障。
04

印章管理、檔案管理不便

律所的各分所印章使用、管理不便,風險難控制。多枚印章由同一人管理,違背印章分散管理原則,管理員權限過大、缺乏監督,容易出現借用職位之便私蓋、私借印章的風險。同時印章使用記錄不全,無法核實印章使用情況。而廢舊的公章同樣需遵守公司內部印章管理制度的規定,當廢章銷毀不當時,容易被他人進行偽造,或者出現用假章簽訂合同的情況,給公司帶來經濟損失。 

且律所各類案件材料繁多,線下分類管理及重要法律文件和證據留存至關重要,檔案存管成本高,當需要進行調閱時,調閱難度大。

05
紙質、打印成本高

律所在有些金融場景下大規模簽署、發送律師函帶來的大量工作量和成本增加,需要打印幾百張甚至上千張紙質律師函,還需要對應不同的用戶分別寄送,在對接的整個流程的成本頗高,也耗費了一定的精力。

隨著信息技術的迅猛發展,電子簽章技術的應用在法律行業中變得越來越普遍。電子簽章技術為律師事務所、法院以及其他法律機構提供了更便捷、高效的簽署和保護文檔的方式。

電子簽章應用在各行各業的市場覆蓋率越來越高,針對事務所的不同應用場景,一簽通提供了多種較為完善的解決方案:

  一、客戶端:適用于風控要求較高的文件

優勢:

安全性高:密鑰在UKey中生成并存儲于UKey中,用戶使用時在電腦設備USB插口插上UKey密碼器,通過 UKey硬件的密碼口令驗證的方式進行簽章。

私密性高:文件不需要上傳任何平臺,只存在本地電腦簽章。

簡單便捷:多種簽章加蓋方式,滿足不同用戶不同場景需求,操作簡單。如多頁加蓋騎縫章等。

批量簽署文件:可批量簽署多個文件,節省大量的時間。

合并拆分文檔功能:多個文件需要進行合并/拆分,可通過客戶端進行文件合并/拆分。

印章通用:UKEY印章在客戶端上可以使用也可在云合同中進行通用。

防偽功能:適配多種常見客戶文檔,通過添加防偽標識,來查驗文件在被打印的過程中是否有進行篡改。

 二、云合同:對于風控要求不高,且需要進行線上流程審批蓋章/對異地簽署要求的文件 

優勢:

無需安裝,即點即用:直接在網頁端進行用戶注冊及實名認證,辦理印章服務辦理之后即可使用,使用簡單方便。

身份認證、安全性高:保障業務開展過程中各委托主體、參與方的法人、自然人的身份真實,保障律師事務所權益。

針對電子數據形式存在的各類經過電子簽章的電子數據信息,運用實名認證、電子簽名、時間戳等技術進行編碼運算、加密固定,生成唯一標識碼等特定保全信息,全程可不接觸文件原文,確保電子數據原始性、客觀性,達到防篡改、防抵賴的作用。

文檔管理便捷:文件歸檔、分類便于在線查找、借閱,免除律師“案牘之勞”,提升律所電子檔案管理水平。

在線簽署,省時省錢:通過線上簽署,降低紙質、打印、郵寄的物質成本、同時也減輕了此過程中人員精力的投入;實現律所降本增效,讓律師專注于案件的處理。對方在接受合同后,可以1分鐘時間完成線上簽署,合理利用電子簽名技術可將文檔處理時間從幾天減少至幾分鐘,提升企業業務流程的流轉效率,簽約周期平均能縮短90%。

解決印章外帶問題:異地辦案、外出辦事通過物理印控設備管理物理印章使用有追溯,無需外帶印章也能實現簽章過程。

自定義審批流程:可以根據律所的實際業務情況進行自定義設置審批流,審批完成后發起合同流程。

批量簽署節省大量時間:可以批量發起合同,也可以批量進行簽署合同,當文件較多時,可以直接一鍵進行簽署,為律師在操作上面節省大量時間。

提高客戶對文件簽署流程的滿意度:一簽通云平臺基于實名認證、區塊鏈等先進技術,并運用人臉識別、短信驗證等多重簽署意愿認證,助力用戶線上即可安全且有效地簽約合同,無需面對長時間等待郵寄路程、收到紙質合同的情況,真正意義上提高客戶滿意度。

安全性高、具備法律效應:符合國家規定合同法的要求,具有法律效力的合同文件,同時形成一個電子存證并歸檔。提供數據存證服務以及數據出征報告、生成的標準時間、唯一標識碼等特定保全信息,以防止被人篡改、確保電子數據原始性。

合同流程的所有過程都會被記錄,當發生法律糾紛時,所有的合同都可進行追溯,保證數據安全的真實性。

 三、個人名章:律師每日會涉及到簽署各類的文件,且律師外出頻繁,需要多個文件簽署。需要添加個人印章簽名,提升簽署的效率。

優勢:

安全性高、簽署便捷:直接生成個人名章,無需進行手寫簽名,隨時隨地進行簽署,具備數字證書的法律效應,安全性高。

可結合多平臺使用:可應用于客戶端也可應用于云合同,簽署方式多種,支持APP掃碼簽署、PC端簽署、短信簽署根據不同的場景可以結合不同平臺進行使用。


電子簽章對于律所行業未來發展的趨勢
電子簽章技術提供了更好的文件管理和保護機制。在傳統的文件存儲中,紙質檔案存在遺失、損毀的風險,且文件的檢索和共享也相對困難。而電子簽章技術將文件數字化,并結合加密、備份等措施,有效地防止了文件丟失、篡改。

一簽通采用專業安全的數字簽名技術,又介入在電子數據形成之時,使得電子簽章不僅是簽署的一種模式,更是證明電子數據真實可靠的技術手段。在當前證據類型向電子證據轉變的背景下,電子簽章不僅改變了證據的認證模式、司法審判模式,也帶動了以訴訟為基礎的法律服務模式。

現行政策鼓勵律所使用電子簽章開展法律服務
2021年6月17日,最高人民法院發布《人民法院在線訴訟規則》,細化了電子在線訴訟的具體要求。2022年1月1日新修訂的《民事訴訟法》第九十條規定:經受送達人同意,人民法院可以采用能夠確認其收悉的電子方式送達訴訟文書。此后,各地法院普遍應用網絡開庭、互聯網法院等系統,紛紛建立網上電子訴訟平臺,為律師網上執業創造了平臺和條件。
近年來,上海、河北等多地司法局鼓勵律師事務所采用網上立案和提交材料、電子簽章等方式,提供律師咨詢、法律援助,不見面開展法律服務;江蘇、浙江、北京、上海、廣東、山東等地法院紛紛開展網上立案,律所律師可以通過電子簽章網上提交“訴狀、委托授權書、律所函等”案件材料。
政策鼓勵之下,電子在線訴訟技術正全面被打通,電子簽章的應用將進一步助推律所行業加快數字化建設。
近年來,一簽通參與了多家律所行業企業的數字化轉型建設,以標準規范為基礎,以便捷應用為導向,以安全可控為保障,可基于電子印章、電子簽章統一身份認證等服務幫助律所實現案件材料在線審批、簽字確認、自動蓋章,省卻紙墨打印、來回快遞、面對面簽署、人工歸檔等操作,無紙化、線上化開展法律服務,高效完成業務簽署。


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